Đại học là môi trường có nhiều cơ hội để sinh viên trau dồi kỹ năng, đặc biệt là kỹ năng làm việc tập thể, kỹ năng trình bày dự án. Nhưng nếu thuyết trình là nỗi sợ của sinh viên thì thuyết trình nhóm là sự khủng hoảng đối với nhiều người, thậm chí sau khi đã ra trường.
Thuyết trình là một vấn đề mà đang rất nóng hiện nay, và thường chúng ta thường chú tâm vào việc kỹ năng thuyết trình “cá nhân” mà bỏ quên kỹ năng thuyết trình nhóm. Để có được một bài thuyết trình hiệu quả cho bản thân, dẫu không hề dễ nhưng lộ trình cải thiện sẽ rất dễ dàng.
Nhưng với một nhóm, việc để chuẩn bị được một bài thuyết trình làm hài hòa tất cả cá nhân trong nhóm là một điều vô cùng khó khăn. Mỗi người một ý tưởng, một góc nhìn, một quan điểm khác nhau, mỗi cách trình bày khác biệt nhau hoàn toàn. Vậy giải quyết nó như thế nào cho hoàn hảo nhất?
5 bước sau sẽ cho chúng ta những phương pháp cơ bản để buổi thuyết trình nhóm trở nên hoàn hảo và thành công.
Bước 1: Đưa ra ý tưởng độc lập
Khi làm việc nhóm, chúng ta thường lên ý tưởng bằng cách tập trung nhau lại và từng người đưa ra ý kiến, nếu cả nhóm thấy hợp lý thì lấy, còn không thì bác bỏ. Nhưng đây là một phương pháp được đánh giá không mang lại hiệu quả quá cao. Bởi vì có những ý kiến, thoạt nghe sẽ cảm thấy rất hay, nhưng đến lúc khai thác sâu vào nó thì chúng ta mới thấy rằng vấn đề này chẳng có gì đáng nói.
Vậy cách làm nào mới là hay? Les Brown là một trong những diễn giả có động lực lớn nhất thế giới khuyên rằng: “Viết ý tưởng ra giấy và nghiên cứu. Đừng lãng phí chúng!” Vì thế, trước khi lên ý tưởng cho nhóm, không nên tập trung mọi người để nêu lên ý tưởng vội, mà trưởng nhóm có thể phát cho mỗi người một mảnh giấy để tất cả các thành viên ghi lại tất cả những ý tưởng của họ, dù đó chỉ là những ý tưởng nhỏ nhất. ”Viết nhầm còn hơn bỏ sót” bởi một ý tưởng có thể rất nhỏ nhưng lại là mảnh ghép quan trọng cho một bức tranh lớn.
Bước 2: Chọn lọc ý tưởng chính
Thảo luận và tìm ra nội dung chủ đạo cho bài thuyết trình là một trong những bước quan trọng quyết định hướng đi của bài thuyết trình. Sau đó, dựa vào nội dung chủ đạo đó cả nhóm hãy chọn ra 2-4 ý chính để nói trong bài thuyết trình. Mọi người có thể phân nhóm tất cả những ý còn lại theo các ý chính mà chúng ta đã chọn.
Tìm kiếm thêm thông tin dẫn chứng để giải thích và trình bày cho những ý lớn, sau đó sắp xếp nó một cách logic theo hiểu biết của cả nhóm. Xác định thứ tự các vấn đề sẽ nói trong bài thuyết trình và sắp xếp các ý cho vấn đề đó một cách hợp lý và mạch lạc. Lúc này, phần trình bày sẽ trở nên thuyết phục nhưng vẫn đủ để cả nhóm có thể thấu hiểu và tự tin diễn giải với người nghe.
Thảo luận và tìm ra nội dung chủ đạo cho bài thuyết trình là một trong những bước quan trọng.
Bước 3: Phác thảo bài thuyết trình lên giấy
Hãy chuẩn bị một tập giấy sticker để vẽ các nội dung, hình ảnh thô mà mình muốn đưa vào slide. Lời khuyên đưa ra là chúng ta nên vẽ lên giấy trước thay vì bắt tay vào làm slide luôn là vì các lý do sau: Thứ nhất, việc vẽ lên một tờ sticker bé xíu sẽ gây gò bó không gian, qua đó kiềm chế ham muốn “nhồi” cả đống thông tin lên đó. Nguyên tắc thiết kế slide là càng đơn giản, càng ít chữ càng tốt!
Thứ hai, vẽ lên giấy trước sẽ giúp chúng ta tự do sáng tạo về cấu trúc chữ cái, hình ảnh… Cái dở của Powerpoint là các slide có khuôn mẫu sẵn, chỉ cần điền nội dung vào đó thôi nên điều này vô tình hạn chế sự sáng tạo về mặt bố cục lẫn hình ảnh.
Bước 4: Tập luyện cùng nhau
Hãy thảo luận cùng nhau khi bài làm đã hoàn thành phần nội dung để phân chia nhiệm vụ thuyết trình. Vì phần trình bày trước lớp sẽ đánh giá được nhóm đã làm bài chỉn chu và đầy đủ tới đâu. Việc tập luyện không chỉ giúp mọi người định hình toàn bộ bài của tất cả các thành viên đồng thời sẽ dễ dàng thay thế nhau trong những tình huống bất ngờ xảy ra.
Người tự tin và có khả năng thuyết trình tốt nhất nên đảm nhiệm những vấn đề quan trọng trong bài báo cáo để tăng độ thuyết phục, người còn yếu kỹ năng nói trước đám đông nên cải thiện và tập luyện nhiều hơn để không gây ảnh hưởng đến cả nhóm. Ngày nay, có rất nhiều trung tâm đào tạo có thể giúp chúng ta trau dồi kỹ năng mềm của mình trong thời gian ngắn. Ông Mai Nguyễn Hoàng Nam, Giám đốc Học viện Kỹ năng VTALK nhận định: “Đọc 100 cuốn sách hay có thể thành chuyên gia trong ngành, nhưng riêng thuyết trình thì cần rèn luyện”. Và sẽ không bao giờ là muộn để chúng ta học tập để hoàn thiện bản thân mình tốt hơn.
Việc rèn luyện sẽ giúp mỗi người tự tin vào điều mình sẽ nói đồng thời có cơ hội để ôn lại các kiến thức.Từ đó, chúng ta sẽ thuyết trình thoải mái hơn, hấp dẫn hơn. Đặc biệt, những người bạn cùng nhóm lúc này sẽ vừa là khán giả, vừa là giám khảo và hơn hết vừa là huấn luyện viên để lắng nghe, nhận xét, đánh giá và đưa ra những lời khuyên hữu ích để bìa tình bày trở nên hoàn thiện hơn. Nói trước nhóm bạn cũng là cách để chúng ta dần làm quen với việc đứng trên sân khấu và trở nên bình tĩnh hơn khi thuyết trình trước nhiều người.
Nguyễn Ngọc Xuân Quỳnh