Một bài thuyết trình sẽ có cấu trúc căn bản gồm 3 phần: mở đầu, thân bài và kết thúc. Ngoài một phần mở màn ấn tượng và một nội dung hấp dẫn thì phần kết thúc đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại dấu ấn trong lòng khán giả.
Đối với người mới học thuyết trình, những khó khăn dễ dàng gặp phải nhất đó là chưa biết cách lên dàn ý bài nói hay sắp xếp bố cục chưa đúng dẫn đến phần thuyết trình bị lộn xộn. Đặc biệt, rất nhiều người mắc sai lầm nghiêm trọng là kết thúc bài thuyết trình một cách đơn giản bởi tâm lý lo lắng hoặc là do chưa biết cách để thuyết phục người nghe tới tận phút cuối cùng.
Vậy tại sao kết thúc bài nói lại quan trọng dù đó đã là phần cuối cùng? Cần phải nhớ rằng, mỗi phần của bài thuyết trình đều sẽ có một vai trò cụ thể. Nếu mở đầu sẽ thu hút sự chú ý của khán giả thì phần kết thúc cũng cần tạo sự ấn tượng mạnh mẽ cho mọi người. Mary Kay Ash, một doanh nhân tài giỏi của nước Mỹ đã nói: “Khởi đầu tốt đẹp chỉ là điều tốt khi đi kèm với kết thúc tốt đẹp”. Sẽ thật thiếu sót nếu người thuyết trình chỉ quan tâm đến phần dẫn dắt câu chuyện, đầu tư vào nội dung bài nói nhưng quên mất việc tạo ra một điểm dừng hoàn hảo để ghi lại ấn tượng sâu đậm trong lòng khán giả. Bởi người nghe thường sẽ nhớ lâu nhất cách mà diễn giả mở đầu bài nói và kết thúc nó trọn vẹn thế nào. Vì thế, nếu cứ mang suy nghĩ lơ là phần kết thì bài thuyết trình dù hay đến đâu cũng sẽ không đủ sức thuyết phục và khiến khán giả ấn tượng.
Thông thường ở phần kết bài, người thuyết trình sẽ tổng kết những nội dung quan trọng cùng thông điệp muốn truyền tải cho người nghe. Điều này cũng giúp xác định xem mọi người có thực sự quan tâm đến phần trình bày hay không và góp phần để lại ấn tượng trong tâm trí của khán giả lâu hơn. Tuy phong cách của mỗi người là khác nhau và chẳng có quy chuẩn nào đánh giá cho việc một phần kết thúc như thế nào sẽ thật sự hoàn hảo nhưng 8 bí quyết dưới đây sẽ giúp diễn giả có những công thức căn bản để tạo nên một bài thuyết trình trọn vẹn hơn.
1. Tóm tắt lại nội dung chính
Chọn 3 đến 4 mục lớn quan trọng cần lưu tâm trong bài nói để làm phần kết thúc trở nên đầy đủ hơn bởi đây là lúc phù hợp để người thuyết trình tổng kết lại toàn bộ phần nội dung muốn truyền tải. Đặc biệt, diễn giả phải làm sao kết nối các ý chính đó để người nghe ghi nhớ dễ hơn. Điều này sẽ giúp người nghe có thể nắm được kiến thức tổng quan và nội dung cốt lõi phù hợp nhất. Đồng thời có thể đưa ra các ví dụ để khán giả nắm được một cách chính xác và bị thuyết phục bởi ý kiến và quan điểm trước đó.
Tiếp theo hãy dùng câu nói ngắn gọn, súc tích nhất để tạo ấn tượng và thu hút sự chú ý của mọi người. Thông tin cung cấp lúc này tuy đơn giản, ngắn gọn nhưng không kém phần hiệu quả và mạnh mẽ để đánh trúng tâm lý của mọi người được tốt nhất. Đây cũng là cách kết thúc được rất nhiều người lựa chọn trong hầu hết các bài thuyết trình.
2. Cung cấp thông điệp cốt lõi muốn truyền tải
Chìa khóa của phần kết thúc là những thông điệp chính và quan trọng mà người nói mong muốn truyền tải đến tất cả mọi người. Cô đọng những nội dung mà chúng ta muốn người nghe ghi nhớ và thôi thúc họ hành động bằng những câu nói hay câu dẫn khiến người nghe bất ngờ và thú vị. Có thể thực hiện theo các cách sau:
- Đầu tiên là đặt câu hỏi trong phần giới thiệu và kết thúc bài thuyết trình bằng cách trả lời câu hỏi đó
- Kể một câu chuyện đã bắt đầu trong bài thuyết trình của mình. Có thể sử dụng giai thoại để thể hiện thông điệp cốt lõi
- Đặt cho bài phát biểu một tiêu đề dễ nhớ và sử dụng tiêu đề để kết thúc bài thuyết trình
3. Đưa ra lời kêu gọi hành động (Call to action)
Anatole France là nhà văn Pháp đoạt giải Nobel Văn học đã nhận định: “Con người sống nhờ hành động chứ không phải nhờ tư tưởng”. Vì thế, một bài thuyết trình nếu chỉ dừng lại ở những lời nói hoa mỹ mà không tạo ra động lực để người nghe hành động thì chưa phải là một bài nói trọn vẹn. Việc kêu gọi hành động thường được lồng ghép vào lúc kết thúc, khi khán giả đã thật sự hiểu rõ nội dung chủ đề và đang chờ đợi một điều gì đó thôi thúc họ. Công thức thông thường cho phần này sẽ bao gồm: các động từ mạnh và một hành động quan trọng. Nếu người thuyết trình thực hiện điều này cách khéo léo sẽ tạo ra điểm nhấn và thu hút sự tương tác của mọi người.
Một bài thuyết trình trọn vẹn phải tạo ra động lực để người nghe hành động.
4. Các câu nói nổi tiếng
Một cách kết thúc bài thuyết trình khác đó là áp dụng những câu nói hay các trích dẫn cụ thể của các vĩ nhân nổi tiếng. Điều này sẽ giúp tăng sức thuyết phục cho phần trình bày hơn. Bill Gates, Jack Ma, Khổng Tử, … là những nhân vật có rất nhiều nhận định sâu sắc và nhân văn mà người thuyết trình có thể tham khảo lựa chọn cho bài nói của mình. Quan trọng là những câu nói này phải thật sự phù hợp, bám sát với nội dung chủ đề của bài thuyết trình. Tránh việc đưa ra những dẫn chứng không liên quan khiến mọi người đánh giá người nói chưa chuẩn bị sẵn sàng và thấu hiểu những gì mà mình đang nói. Cách này sẽ được áp dụng tốt nếu như diễn giả biết cách lựa chọn và trình bày nó thật sinh động và hấp dẫn.
5. Sử dụng các câu hỏi tu từ
Có thể tạo ấn tượng cho người nghe ở màn kết thúc bằng việc đặt ra các câu hỏi tu từ ngắn gọn giúp kích thích khả năng tư duy và khơi gợi suy nghĩ. Để lại cho khán giả một câu hỏi là cách tuyệt vời để đảm bảo rằng khán giả sẽ tiếp tục suy nghĩ về bài thuyết trình rất lâu sau khi nó kết thúc. Các mẫu câu thông thường sẽ là: Bạn đã từng…., Ai trong chúng ta đã…, Bạn đã bao giờ nhìn thấy, v.v…. Cần đảm bảo rằng câu hỏi có liên quan đến chủ đề của bài thuyết trình. Những câu hỏi này cũng khiến người nghe cảm thấy kết nối với câu chuyện hơn, đồng thời cảm nhận được rõ hơn thông điệp mà người thuyết trình muốn truyền tải.
6. Truyền cảm hứng thông qua những câu chuyện
Câu chuyện ở phần cuối sẽ giúp củng cố lại nội dung chính của bài thuyết trình đồng thời tăng thêm sự cuốn hút và hấp dẫn người nghe. Đó có thể là trải nghiệm của chính người thuyết trình hay của một người nổi tiếng nào đó mà khán giả có thể chưa từng nghe qua câu chuyện của họ nhằm truyền cảm hứng cho người nghe, cổ vũ họ hành động trong tương lai. Tuy nhiên, cần đảm bảo câu chuyện phải có các yếu tố sau:
- Câu chuyện phải ngắn gọn, cuốn hút và tạo ra suy ngẫm cho người nghe.
- Chọn câu chuyện có liên quan đến những điểm chính của bài thuyết trình. Những câu chuyện về trải nghiệm khách hàng hoặc sự thành công nào đó sẽ mang tính thuyết phục cao hơn.
- Câu chuyện có liên quan và khuyến khích sự đồng cảm từ khán giả.
7. Đề nghị nhiều lựa chọn khác nhau
Thay vì chỉ đứng yên trên sân khấu và nói xong phần trình bày đã được chuẩn bị, diễn giả cũng nên kết hợp linh hoạt việc đưa ra giải pháp bằng hình thức lựa chọn đơn giản trước khi kết thúc. Những lựa chọn ấy sẽ kích thích khán giả suy nghĩ đồng thời nhớ lại những nội dung trình bày trước đó để có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn. Điều này sẽ góp phần tổng kết lại ý kiến, quan điểm một lần nữa và để lại nhiều ấn tượng trong lòng khán giản hơn. Sau đó, người thuyết trình sẽ tổng hợp và đưa ra một hướng giải pháp cụ thể nên được áp dụng. Trên thực tế cách này sẽ được dùng trong các cuộc họp hành cần đưa ra đề xuất giải pháp cụ thể.
8. Gửi lời cảm ơn chân thành đến khán giả
Thông thường khi kết thúc phần trình bày thì người thuyết trình nên gửi lời cảm ơn đến mọi người đã chú ý lắng nghe và tương tác trong khoảng thời gian bài nói diễn ra. Đây là phép lịch sự mà tất cả phần trình bày đều cần có. Đồng thời, nó sẽ thể hiện thái độ biết ơn của diễn giả, là sự chuyên nghiệp và tạo cảm tình nhiều hơn trong mắt khán giả. Đặc biệt là lời cảm ơn đến những người có những góp ý hay nhận xét chân thành, điều đó cho thấy sự lắng nghe, thái độ cầu tiến và ham học hỏi của người thuyết trình. Lời cảm ơn cũng là một dấu hiệu thông báo cho người nghe biết rằng bài thuyết trình đã đi đến phần kết thúc.
Để xây dựng một bài thuyết trình hoàn hảo, người nói không nên chỉ tập trung vào mở đầu hay thân bài mà cũng cần đầu tư đúng cách cho những giây phút cuối cùng được trọn vẹn và để lại nhiều dấu ấn sâu đậm trong lòng khán giả. Một người thuyết trình giỏi là người có khả năng giữ chân người nghe ở lại tới cuối, truyền cảm hứng cho họ, thôi thúc họ hành động và thay đổi.
Nguyễn Ngọc Xuân Quỳnh
